Ti è mai capitato di pensare: "Wow, la giornata è fatta davvero di tantissime ore, sono riuscita a finire tutto e mi sono pure portata avanti"? No? Be', nemmeno a noi. Grazie a due libri made in Usa, Do less, get more di Shaa Wasmund e I know how she does it di Laura Vanderkam, però, ti potrebbe succedere. Entrambi, infatti, sono pieni di dritte che ti insegnano a rubare un po' di tempo in più. Cosmo ha selezionato per te i loro consigli migliori: preparati ad avere una giornata di 24 ore, che sembrano 48!

1. SÌ AGLI SCARABOCCHI DURANTE I MEETING

Se durante una riunione noiosa la tua mente vaga, con il rischio di perdersi delle cose importanti, prendi carta e penna e ritroverai subito la concentrazione. «Non è indispensabile scrivere appunti, basta anche solo fare qualche scarabocchio», consiglia Shaa Wasmund, esperta di time management. Diversi studi, infatti, dimostrano che tracciare dei segni tiene occupata l'area cerebrale che altrimenti tende a sognare a occhi aperti in attesa del pranzo.

2. FALLA PIÙ SEMPLICE

Mai complicare un'idea o, peggio, abbandonarla se sembra troppo facile. Anzi, proprio la semplicità può essere il segreto del suo successo. Una massima che vale anche nell'organizzazione del lavoro. Cerca di renderla più smart e guadagnerai più tempo (e pure soldi!). «Per esempio, gli avvocati più quotati sono quelli che evitano i termini incomprensibili e parlano ai clienti in modo semplice», spiega Laura Vanderkam nel suo libro.

3. ORGANIZZA UN PLANNER DI 168 ORE

Prevedere ogni 24 ore il giusto tempo per il lavoro, il riposo e il divertimento può essere complicato. «Ma se programmi su scala settimanale, potendo contare su un totale di 168 ore, tutto diventa più facile e guadagni in efficienza», spiega Vanderkam. Magari rinuncerai a ritagliarti qualche briciola di tempo ogni giorno, ma ne metterai da parte un sacco da godere in settimana. Ne vale la pena.

4. SMETTILA DI DISTRARTI

«Ogni volta che pensi ad altro, ti ci vogliono in media 11 minuti per riuscire a tornare sul pezzo», avverte Wasmund. «Se puoi, dedicati a un'attività per volta, fosse anche solo per mezz'ora. Così favorisci

la concentrazione».

5. SCOLLEGA LE MAIL

Se le tue giornate si fanno ripetitive, piene di mail cui rispondere meccanicamente e poco altro, ripensa a quando hai iniziato a fare il tuo lavoro. È improbabile che ti fossi candidata per una posizione noiosa... «Non lasciarti risucchiare dagli alert della cartella della posta in arrivo: scollega le mail per un po' e ritrova il piacere di fare ciò che nel tuo mestiere ti appassiona veramente», dice Vanderkam.

6. FAI VALERE LA REGOLA 80/20

In base alla propria esperienza, Wasmund ha coniato il principio 80/20. Di cosa si tratta? Semplice: di solito il 20% delle cose che scegli di fare ti garantiscono l'80% della felicità. Una regola d'oro che vale anche per il lavoro. Cerca di capire quali sono le attività più produttive, anche economicamente, su cui puntare. «Se hai diversi incarichi e tutti ti sembrano indispensabili, chiediti: "Qual è quello che farebbe davvero la differenza?"», dice Wasmund.

7. PENSA CON LA TESTA DI UNO CHEF

Pensa ai tuoi incarichi come ai piatti che compongono un menu (ovvero il tuo traguardo finale) da servire al momento giusto. «Come per le pietanze, realizza ogni incombenza seguendo la sua "ricetta", cioè una scaletta a step, con indicati gli strumenti necessari e i "tempi di cottura", ovvero il timing», dice Vanderkam.

8. PROVA CON LA RICARICA

Per essere produttive occorre ogni tanto rigenerare le batterie. «Se provi a concentrarti per più di 90 minuti no stop su un dato compito, è probabile che alla fine non combinerai nulla perché c'è un tempo massimo che puoi dedicare ogni giorno a ciascun obiettivo», spiega Wasmund. «Per ricaricarti basta una passeggiata all'aperto o una pausa di 5 minuti per sorseggiare un caffè».

9. APPREZZA LE ORE LIBERE LAST MINUTE

Ti hanno annullato la riunione? Quel "buco" a sorpresa in agenda può essere visto come: 1) un'occasione per oziare; 2) una chance per ottimizzare la tua efficienza. Non buttare via questa seconda possibilità. La dritta di Vanderkam è prepararti una lista delle cose per cui vorresti più tempo, da tirare fuori ogni volta che sei in stand-by.

10. LASCIATI ISPIRARE DALLE TUE PAURE

Cerca di capire cosa ti spaventa di più (c'è qualcosa che devi fare e che rimandi perché l'ultima volta non è andata come ti aspettavi?) e affrontala di petto. «Ci vuole un po' di pratica e un pizzico di coraggio, ma ne vale la pena», dice Wasmund. «Le paure ti rubano un sacco di tempo, dunque è il caso di neutralizzarle. Anzi, di rivalutarle. Possono diventare, infatti, fonte di ispirazione, se sai imparare dai tuoi errori». Così la parola "fallimento"

non esiste più: sei stata bravissima, hai corso un rischio e hai appreso la lezione.

11. ATTIVA IL TIME TRACKER

Tieni traccia di come usi davvero il tempo. «Registra su un diario tutto quello che fai per due settimane», suggerisce Vanderkam. «Organizza le attività in diverse categorie, come Lavoro, Divertimento, Riposo. Decidi quanto tempo dedicare a ciascuna e in che modo adattare il timing delle giornate alle tue aspettative». Magari puoi controllare le bollette da pagare in treno mentre vai e torni dal lavoro, oppure ogni tanto prova ad alzarti dal letto un'ora prima il sabato per depilarti.

12. GODITI IL VENERDÌ

Nessuno è operativo allo stesso modo, inoltre l'idea di dover affrontare la stessa mole di lavoro tutti i giorni può farti annaspare. La soluzione? Ritagliati un'ora nel weekend da dedicare al planning della settimana che sta per iniziare: così puoi calibrare i carichi in base alle scadenze, ma anche alle tue esigenze, per esempio prevedendo un programma più leggero il venerdì. «Fai questo lavoro la domenica sera: diversi studi dicono che siamo già in modalità work», suggerisce Vanderkam.

13. TIENI CONTO DEI TUOI PICCHI DI EFFICIENZA

La storia dell'allodola e della civetta non è una leggenda. Se sei una che si alza presto e dà il meglio al mattino (tipo allodola), metti in agenda i compiti più difficili all'inizio della giornata. Ma se invece sei più lucida dopo pranzo (civetta), meglio rimandarli al pomeriggio o alla sera.

14. PUNTA SULLA FLESSIBILITÀ

Chiedi (se puoi) al tuo datore di lavoro di avere un orario flessibile in base alle tue esigenze. «So di un avvocato che si alza la mattina alle 4,30 per studiare le pratiche, così ha il pomeriggio libero», dice Vanderkam. «Sembra folle, ma a lui va bene».

15. SII CORAGGIOSA

Chiedere consiglio al manager che stimi, candidarti a un posto prestigioso: tutte mosse ardite che ti prendono pochi minuti, ma aiutano a fare carriera. «Sono i piccoli passi a rendere la vita coraggiosa, avvicinandoti ai tuoi traguardi», afferma Wasmund.