Il giorno del sì, per alcune persone, non capita una volta della vita, ma parecchie volte in un anno. Stiamo parlando del Wedding planner, cioè l'organizzatore di matrimoni professionista. È il caso di Chiara Gily, wedding writer, sul tema ha scritto da poco il suo terzo libro Non solo confetti, un manualetto in eBook edito da Zandegù, in cui racconta gioie e dolori, insidie e soddisfazioni di questa affascinante professione.

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Le abbiamo chiesto di svelarci quali sono le caratteristiche, personali e professionali, che deve avere chi ambisce a trasformare la propria passione per i matrimoni in un vero mestiere.

1. Che doti deve avere una brava Wedding planner?

Secondo me il primo requisito è l'entusiasmo, dato che è chiamato a gestire un evento che mi piace definire ad alto tasso emotivo. L'entusiasmo è necessario ma, ahimè, non sufficiente perché chi organizza matrimoni deve avere a sua volta grandi doti organizzative visto che deve prendersi cura sia degli sposi e delle loro esigenze sia dei fornitori, affinché seguano le sue direttive.

Ci vuole anche un pizzico di follia, perché deve anche essere capace di trovare quell'elemento creativo che nessuno si aspetta, o convincere un fornitore a sperimentare un servizio nuovo o, nel caso di un imprevisto, trovare una soluzione non convenzionale.

2. La figura del Wedding planner che trapela dalle trasmissioni televisive è eccentrica, stilosa e glam. Nel tuo eBook, però, ci dici che non sono tutte rose, fiori e confetti. Come stanno davvero le cose?

Non vorrei sfatare la visione romantica del Wedding planner (in primis quella del film con protagonista Jennifer Lopez del film "Prima o poi mi sposo") ma la vita di un organizzatore di matrimoni non è fatta soltanto di chiffon, merletti, e corteggiamenti da parte dei fornitori. Dietro a ogni evento c'è un duro lavoro di programmazione, di contrattazione commerciale, di formazione continua.

Quindi, in un Wedding planner devono coesistere due anime: una creativa, fantasiosa, empatica, paziente e disponibile e l'altra pragmatica e votata al problem solving, precisa e a tratti fredda e impassibile perché non gestisce solo emozioni ma anche il budget degli sposi. Ecco perché, poi, con l'Editore Zandegù abbiamo deciso di dividere il libro in due sezioni: la prima riguarda gli aspetti organizzativi, commerciali, gestionali e fiscali necessari per intraprendere la professione, e la seconda invece entra nel vivo dei preparativi e quindi è adatto anche a chi non vuole fare il Wedding planner e il matrimonio vuole organizzarselo da solo però con una guida da portare sempre con sé.

3. Il matrimonio dura un giorno solo, ma dietro ci sono mesi di organizzazione. Ci racconti un po' il backstage, ovvero come trascorre il giorno del matrimonio dei suoi sposi un Wedding planner?

In media l'organizzazione di un matrimonio inizia nove/dieci mesi prima del fatidico giorno e se questo è il momento in cui gli sposi e le loro famiglie tirano un sospiro di gioia e di sollievo, per chi presenzia e coordina il matrimonio la tensione è altissima. Non ci sono margini di errore, altre possibilità per riparare a una svista. Quel giorno è davvero unico.

Quando organizzavo matrimoni, la sveglia suonava presto (anche se la notte ci si sveglia sempre per ripassare la scaletta dell'evento) e un messaggio a tutti i fornitori lo mandavo sempre. Caffè a iosa e arrivo in location almeno un'ora prima per controllare ed, eventualmente, correggere qualcosa last minute.

Il Wedding planner è l'ultima persona che la sposa vede prima di entrare in Chiesa o in Comune, dato che è lì per rassicurarla, per aiutarla a sistemare strascico e bouquet per un'entrata impeccabile. Di solito si riposa solo quando la cena o il pranzo del ricevimento sono avviati anche se ha sempre occhi e orecchie sull'attenti perché è il referente dei fornitori. Se c'è qualche intoppo, è a lui che si rivolgono. É dunque sempre "sul pezzo" e razionale anche se, anche a lui, ogni tanto, scende una lacrima....

4. Le prime tre cose da fare subito se si vuole diventare Wedding planner?

Sono tre cose che poco hanno a che fare con i fiori d'arancio (non me ne volete!) ma sono fondamentali per iniziare nel migliore dei modi o, comunque, con consapevolezza.

La prima è studiare: non intendo necessariamente frequentare corsi di formazione ma, ogni giorno, guardare cosa fa non solo la concorrenza ma anche come lo fa. Il web offre infinite possibilità, anche di fare rete con altri colleghi o fornitori per confrontarsi. Anche la partecipazione a fiere di settore e il primo approccio con qualche fornitore lo considero studio "on the job". Avere sempre un occhio aperto a siti o blog di settore francesi, londinesi o americani perché offrono spunti sempre interessanti. Se dopo il primo mese la cosa non appassiona più così tanto, meglio non aver investito e perso tempo ed energie, no?

Se si è superato il primo step - anche se di studiare non si finisce mai - io consiglio di specializzarsi in una cosa in particolare, per differenziarsi dalla concorrenza. Una volta capite le proprie attitudini, insistere su quelle. Un esempio? La grafica, oppure sul flower design oppure sugli abiti da sposa.

La terza cosa è trovare un commercialista per iniziare a discutere del regime fiscale più adatto alle proprie esigenze e al proprio profilo.

5. Gli errori da non fare MAI se ci si sta per sposare e se si è Wedding planner? Ovvero: quali sono gli errori più comuni in cui si può incorrere?

Uno degli errori che vedo fare sempre più spesso dagli sposi, ovviamente in buona fede,è quello di inserire nell'invito anche i riferimenti della lista di nozze. Non amo i divieti assoluti ma questa è una cosa che non si dovrebbe mai fare. Uno degli errori in cui può incorrere un Wedding planner è quello di non prevedere sempre anche un piano B in caso di imprevisti. I più comuni? Un fornitore che all'ultimo momento viene meno o come organizzare il rinfresco in caso di maltempo. Nell'ebook tratto in maniera puntuale tutti questi aspetti, oltre a due "chicche": parlo del kit salva sposa e salva Wedding planner!

6. Un consiglio alle nostre Cosmogirl che stanno per sposarsi o che sono invitate al matrimonio di un'amica?

Sembrerà banale, ma consiglio a chi si sposa di esaudire, sì, i propri desideri ma anche di non sottovalutare le esigenze degli invitati. Un esempio? Non prevedere sedute per degli invitati, anche se si sceglie la formula di un matrimonio informale e senza cena placé, far aspettare ore prima di arrivare alla location per fare il servizio fotografico (di solito il buffet si apre con l'arrivo degli sposi), denota una mancanza di cortesia, soprattutto se ci si sposa nei mesi caldi. Per gli invitati, consiglio sobrietà e, per le donne, un paio di scarpe comode di ricambio in borsetta!

Per entrambi, sposi e invitati, una buona dose di leggerezza. È di sicuro l'ingrediente perfetto per la riuscita di qualsiasi cosa, matrimoni compresi!