Email di lavoro: 4 metodi scientifici per controllare la posta senza perdere tempo

Controllare le mail di continuo blocca la tua creatività al lavoro: i consigli dell'esperta

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Ogni giorno al lavoro sei sommersa da decine di email di lavoro che richiedono risposte immediate? È un problema sempre più diffuso. E che a lungo andare potrebbe compromettere la tua creatività ed efficienza. A dirlo sono ormai parecchie ricerche scientifiche che hanno scoperto che l'abitudine di controllare spesso le mail può compromettere la produttività, specie se fai un lavoro creativo o che richiede concentrazione. Jocelyn K. Glei, nel suo libro Unsubscribe: How to kill email anxiety, avoid distraction, and get real work done (Cancellati: come uccidere l'ansia da mail, evitare le distrazioni e lavorare al meglio) parte proprio da diversi studi molto istruttivi per spiegare come ha fatto a superare la propria ossessione per la casella di posta elettronica e ottimizzare il proprio tempo al lavoro.

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Lo sapevi, per esempio, che un'indagine ha calcolato che durante una normale giornata in ufficio controlliamo le email in media 11 volte e scriviamo 122 messaggi? I ricercatori hanno anche scoperto che per stare dietro a tutto questo occupi ben il 28% del tuo tempo nell'arco di un'intera settimana lavorativa! Non solo: oltre l'80% delle persone dà un'occhiata alla casella di posta elettronica di lavoro anche durante il fine settimana, quasi il 60% lo fa pure in vacanza e il 6% (una sparuta minoranza, ma esiste) perfino durante un… funerale. Nemmeno le chat aziendali come Slack, o quelle più usate come WhatsApp o Snapchat sono riuscite a uccidere le vecchie care email. Anzi: una recente indagine citata da Jocelyn K. Glei ha appurato che i millenials sono la generazione che le usa di più rispetto a qualsiasi altra fascia d'età, perfino a letto (70%), in bagno (57%) e (a rischio e pericolo proprio e degli altri!) alla guida dell'auto (27%). Stai pensando anche tu che forse è il momento di darsi una regolata? Ecco 4 metodi scientifici provati dall'esperta per non diventare schiava delle tue mail.

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1. Controlla le mail di lavoro a orari fissi

Glei ti spiega che esistono due tipi di emailers: i "reattivi" che impostano sempre le notifiche sia sul computer sia sullo smartphone e monitorano costantemente le loro caselle di posta sgranocchiando messaggi per tutto il giorno, e i "collezionisti" che lasciano accumulare le email restando offline per poi aprire la casella a orari fissi. Ebbene, questi ultimi sono risultati non solo maggiormente efficienti sul lavoro, ma anche più felici e meno stressati. Per diventare come loro prova a "calare la dose" gradualmente: inizia programmando il check ogni mezz'ora circa, poi ogni 90 minuti

2. Utilizza le notifiche Vip

Spesso a spingerti a controllare la casella in modo ossessivo compulsivo è la paura di perderti "quella" email che stai aspettando con ansia. Ma anche a questo c'è rimedio. Se hai l'iPhone, Jocelyn K. Glei ti suggerisce di usare le notifiche Vip associandole a un suono speciale. Così potrai dedicarti tranquillamente al tuo lavoro perché se arriva la email che stai aspettando sarai avvertita. Disponi di un telefono Android? Ottieni lo stesso risultato grazie all'app Gmail: basta attribuire la "priorità" ai mittenti che ti interessano, così i loro messaggi attiveranno la notifica. L'importante è tenere sotto controllo la situazione, evitando che la tua casella si intasi di Vip... Jocelyn K. Glei, per esempio, cambia la sua lista di "persone molto importanti" in base ai progetti che segue.

3. Metti in quarantena la posta elettronica sul computer

La prima cosa che fai quando accendi il computer in ufficio è aprire la finestra di Gmail o attivare Mail per tutto il giorno per poi dedicarti ad altri compiti sul medesimo device? Uno studio ha appurato che il solo fatto di avere il programma di posta elettronica aperto in background sullo schermo riduce al minimo la tua attenzione, qualsiasi altra cosa tu stia facendo al pc. Che fare? L'esperta ti consiglia di mettere in quarantena le email sul computer finché non avrai finito la tua attività. Controllare i messaggi in arrivo su un altro spazio fisico, per esempio lo smartphone o il tablet, ti aiuterà a essere più efficiente e concentrata.

4. Evita il multi-tasking (se non vuoi abbassare il tuo QI!)

Ogni volta che interrompi il tuo lavoro per controllare la posta elettronica ti ci vogliono almeno 25 minuti per recuperare il flusso produttivo necessario a portare a termine ciò che stavi facendo. I ricercatori lo chiamano "costo di commutazione" ed è la perdita secca in termini di tempo e concentrazione che accusi quando distogli l'attenzione dall'attività su cui eri concentrata. «Il che significa che se in un'ora di lavoro creativo apri le email due volte, combinerai ben poco!», avverte Glei. E se ancora avessi qualche dubbio, sappi che uno studio britannico ha scoperto che lavorare in multitasking guardando contemporaneamente la casella di posta elettronica abbassa il QI di 10 punti. Lo stesso effetto che ti farebbe metterti al lavoro dopo aver trascorso una notte insonne.

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